Требования к документам нотариусов — АГБ — Агентство гарантий

Требования к нотариальным действиям в электронной форме, к документам, представляемым для совершения нотариального действия и Требования к нотариально оформляемому документу отражены в статьях 44.2, 45 и 45.1 Основ законодательства о нотариате.

Требования к электронному документу, изготовленному нотариусом, определены Приказом Минюста России от 29 июня 2015 г. N 155 «Об утверждении требований к формату изготовленного нотариусом электронного документа»

Статья 44.2. Совершение нотариальных действий в электронной форме

Комментарий к статье 44.2

Комментируемой статьей принят новый порядок совершения нотариальных действий — в электронной форме.
Применяется новый порядок подписания документов как заинтересованным в совершении нотариальных действий лицом, так и нотариусом.
Обратившееся за совершением нотариального действия лицо обязано подписать документ в присутствии нотариуса усиленной квалифицированной электронной подписью, которая должна быть проверена нотариусом в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <1>.
———————————
<1> СЗ РФ. 2011. N 15. Ст. 2036.

Нотариальный документ, изготовленный в электронной форме, должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.
Требования к электронному документу определены Приказом Минюста России от 29 июня 2015 г. N 155 «Об утверждении требований к формату изготовленного нотариусом электронного документа» <1>, а именно:
———————————
<1> Официальный интернет-портал правовой информации: www.pravo.gov.ru, 30 июня 2015 г.

1) электронный документ изготавливается нотариусом в виде XML-файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса или лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса (далее — нотариус), в формате PKCS#7 (отделенная электронная подпись в кодировке DER);
2) указанный XML-файл должен соответствовать установленному формату — XML-схеме, размещенной по адресу, указанному на официальном сайте оператора ЕИС: www.notariat.ru. В случае изменения формата XML-схемы новый формат размещается на официальном сайте оператора ЕИС за один месяц до его введения;
3) для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, предусмотренного ст. 103.8 Основ, нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа, представленного лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия;
4) электронный образ документа на бумажном носителе формируется в виде одного файла изображения в формате PDF. Сканирование нотариально оформленного документа должно производиться с разрешением 200 dpi (точек на дюйм) в оттенках серого, глубина цвета 8 бит на пиксель. В формируемый файл электронного документа, являющийся электронным образом документа, включается удостоверительная надпись, совершенная нотариусом в электронном виде в соответствии с формой N 78, утвержденной Приказом Минюста России от 10 апреля 2002 г. N 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах»;
5) электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7 (отделенная электронная подпись в кодировке DER);
6) если электронный документ требуется для представления в орган государственной власти, орган местного самоуправления или во внебюджетные фонды и нормативным правовым актом установлены требования к формату такого документа, нотариус изготавливает электронный документ с учетом таких требований в соответствующем формате;
7) электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса, передается (представляется) нотариусом лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия, способом, согласованным с этим лицом (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации).
Понятие «электронная подпись» определено Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <1>. Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
———————————
<1> СЗ РФ. 2011. N 15. Ст. 2036.

Положения комментируемой статьи о совершении нотариальных действий в электронной форме указывают на применение только усиленной квалифицированной подписи. Такая подпись дополнительно подтверждается сертификатом, выданным аккредитованным удостоверяющим центром, сообщение с такой электронной подписью во всех случаях приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью.
Основные условия признания электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, определены ст. 6 Федерального закона «Об электронной подписи». Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Документы в электронной форме еще мало используются в гражданско-правовых отношениях физических лиц. Поэтому не так активно граждане обращаются к возможности нотариального оформления электронных документов.
Кроме того, важным в нотариальном процессе является требование подписания документа в присутствии нотариуса лицом, обращающимся за совершением нотариального действия, усиленной квалифицированной электронной подписью. Граждане, как правило, не имеют таких электронных подписей.
Возможности совершения нотариальных действий в электронной форме обычно используются юридическими лицами при регистрации уведомлений о залоге движимого имущества (ч. 5 ст. 103.1 Основ).
Эффективность оформления документов в электронном виде не до конца еще оценена, а возможности оформления не только бумажных, но и равнозначных им по юридической силе электронных документов еще не широко используемы. Но тенденции к увеличению документооборота в электронном виде имеются <1>.
———————————
<1> По сведениям ФНП, только в 2016 г. равнозначность бумажных документов электронным документам была удостоверена нотариусами более 188 тыс. раз и более 92 тыс. раз — равнозначность электронных документов документам в бумажной форме (см.: Согомонян А. К реестру уведомлений о залоге движимого имущества за последние три года обратились уже более двух миллионов человек // Гарант.ру. 28 апреля 2017 г.).

Статья 45. Требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия

Комментарий к статье 45

Указанная норма определяет требование к документам, представляемым для совершения нотариального действия в подтверждение фактов, которые нотариус обязан проверить при совершении нотариального действия.
Законодательство не содержит единого определения понятия «документ». Однако отдельные нормативные акты определяют это понятие.
Понятие документа дается в п. 7 ч. 3 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <1>. Под документом понимается «зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» <2>.
———————————
<1> Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст). М., 2014.
<2> Там же определяются понятия «официальный документ» как документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке, и «подлинный документ» — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Понятие документа также дается в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти <1>. Под документом понимается «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти».
———————————
<1> Пункт 4 Постановления Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (СЗ РФ. 2009. N 25. Ст. 3060).

Существенным дополнением положений комментируемой статьи в отношении требований, предъявляемых к документам для совершения нотариальных действий, являются нормы, определяющие требования к представляемым для свидетельствования верности копий документов и выписок к ним, содержащиеся в Методических рекомендациях по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них <1>.
———————————
<1> Утверждены решением Правления ФНП от 25 апреля 2016 г., протокол N 04/16 (текст решения не был официально опубликован).

Документы, представляемые для совершения нотариальных действий, могут быть как в бумажном, так и в электронном виде, в простой и нотариальной форме, могут исходить от физических, юридических лиц, нотариусов и иных субъектов.
Документы, представляемые для совершения нотариального действия на бумажном носителе, содержат текстовую и (или) изобразительную информацию <1>.
———————————
<1> Подробнее о свидетельствовании копий см.: комментарий гл. XIII Основ.

Документы на электронном носителе могут содержать текстовую и (или) изобразительную и иную информацию <1>, они могут быть приняты для совершения нотариальных действий, если формат их соответствует требованиям Основ и других законодательных актов Российской Федерации и они могут быть воспроизведены программно-техническими средствами, имеющимися в распоряжении нотариуса <2>.
———————————
<1> Пункт 1.2 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них определяет, что «нотариальное свидетельствование верности копий электронных документов, видео-, кино- и фонодокументов законодательством не предусмотрено», но законодательного запрета для таких действий нет. И на практике при оформлении протоколов обеспечения доказательств, содержащих видео-, кино- и фонодокументы (приложение осмотренных доказательств на диске/ином носителе), при возникновении необходимости получения нотариальной копии документа нет оснований для отказа заинтересованным лицам в оформлении такой копии при помощи заранее технически подготовленного электронного носителя информации для размещения приложения, прикрепляемого к копии свидетельствованного протокола обеспечения доказательств. Данные протоколы, копии принимаются в суде и иных органах, организациях.
<2> Подробнее о документах в электронной форме см.: комментарий ст. 44.2, а также гл. XX.1 и XX.2 Основ.

Положения ч. 2 комментируемой статьи определяют следующие требования для представляемых документов на бумажных носителях:
1) документы не должны иметь подчисток или приписок;
2) документы не должны иметь зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений;
3) документы не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей;
4) текст документа должен быть легко читаемым;
5) должна быть обеспечена целостность документа, состоящего из нескольких листов путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом.
При этом подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные неоговоренные исправления, влияющие на содержание и искажающие смысл документа; нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности; повреждения документа, влекущие сомнения в его целостности; иные недостатки, не позволяющие сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа, признаются существенными недостатками документа и их наличие является основанием для отказа в принятии документов для совершения нотариальных действий <1>.
———————————
<1> Пункт 1.3 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них.

Следует учесть, что документы, содержащие исправления, могут быть приняты с учетом правил внесения исправлений и подписания таких исправлений. Эти важные процедурные моменты по подписанию документов определяют Методические рекомендации по совершению отдельных видов нотариальных действий.
Исправления либо подписываются лицами и подтверждаются подписями этих лиц, а также подписываются нотариусом с приложением его печати, либо оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением печати <1>.
———————————
<1> Подробнее см.: комментарий к ст. 44 Основ.

Судебной практикой подтверждается правомерность позиции единоличного исправления нотариусом технических ошибок в оформленных им документах, не влияющих на юридическую действительность документа, при подтверждении таких исправлений подписью и печатью нотариуса <1>.
———————————
<1> Решение Калининского районного суда Краснодарского края от 28 октября 2015 г. по делу N 2-697/2015.

Если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными для целей, для которых представлен документ, нотариус вправе принять такой документ для совершения нотариального действия. Данные оценочные решения принимает исключительно лично нотариус.
Сложным является вопрос о принятии ламинированного документа при совершении нотариального действия.
Так, некоторые положения законодательства определяют факт ламинирования документа как свидетельствующий о невозможности его использовать как документ и это является основанием для выдачи повторного оригинала документа <1>.
———————————
<1> В силу ст. 9 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (СЗ РФ. 1997. N 47. Ст. 5340) ламинирование свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния признается основанием для выдачи повторного свидетельства, факт ламинирования определяется как основание отсутствия возможности использования документа: «В случае утраты, порчи, в других случаях отсутствия возможности использования свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния, в том числе ветхости бланка свидетельства, нечитаемости текста и (или) печати органа записи актов гражданского состояния, ламинирования, орган записи актов гражданского состояния, в котором хранится первый экземпляр записи акта гражданского состояния, выдает повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния».

Позиция, изложенная ФНП, иная <1>: «нотариус не вправе отказать в свидетельствовании верности копии документа на том основании, что ему представлен ламинированный документ, если такой способ защиты документа предусмотрен законодательством». Но одновременно аргументируется позиция о возможности и даже об обязанности отказать в принятии такого документа, «если заламинированный документ вызывает сомнение в его подлинности или у нотариуса есть основания полагать, что ламинат скрывает признаки подделки документа, когда заламинированная поверхность документа не позволяет сделать однозначный вывод об отсутствии признаков подделки документа».
———————————
<1> Письмо ФНП от 7 февраля 2013 г. N 217/06-12 «О внесении изменений в Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них» (текст не был опубликован).

Таким образом, однозначного решения этого вопроса нет. Но, исходя из позиций законодателя, изложенных выше, считаем, что такие документы не могут быть приняты. Данное положение требует законодательного урегулирования.
Комментируемой статьей определено понимание целостности документа. Если ранее предъявлялись требования сшить документ, состоящий из нескольких листов <1>, то в настоящее время документооборот упрощен. Теперь не возникает вопрос о возможности принять к свидетельствованию верности копии документ, скрепленный степлером, или паспорт, скрепленный «иным исключающим сомнения в его целостности способом», и т.д. Целостность документа — это состояние документа, при котором после его оформления ни в содержательную, ни в реквизитную части не вносились никакие изменения <2>.
———————————
<1> «В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью» (ст. 45 Основ).
<2> Определение целостности электронного документа («состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения») дано в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

К способам определения целостности документа, например, могут относиться использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа, подписание каждого листа автором с нумерацией листов, проставление печатей или штампов на пересечении листов документа, простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др. <1>.
———————————
<1> Пункт 1.3 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них.

Ряд требований к документам определен положениями Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий.
Пункт 2 Рекомендаций регулирует требования к нотариусам о «проверке соответствия документов, представляемых для совершения нотариальных действий, требованиям статьи 45 Основ», а по сути в указанной норме приводится требование к нотариально оформляемому документу, а именно: «в удостоверяемых или выдаваемых нотариусом документах хотя бы один раз указываются: в отношении физических лиц — фамилии, имена и отчества полностью, дата рождения, удостоверяющий личность документ и его реквизиты, адрес постоянного места жительства или преимущественного пребывания (при совершении нотариальных действий от имени иностранных граждан также указывается их гражданство); в отношении юридических лиц — полное наименование, индивидуальный номер налогоплательщика, юридический адрес, дата и место государственной регистрации, номер регистрационного свидетельства, адрес фактического места нахождения. Указанные сведения представляются нотариусу лицами, обратившимися за совершением нотариального действия».
Но данные положения вполне применимы как в рамках комментируемой статьи, так и в рамках ст. 45.1 «Требования к нотариально оформляемому документу» Основ и могут быть заявлены и в отношении документов, предъявляемых заинтересованными лицами, и в отношении документов, исходящих от нотариусов.
Положения ч. 3 комментируемой статьи предусматривают особые требования для представляемых нотариусу электронных документов. В частности, электронные документы, предъявляемые для совершения нотариальных действий, должны соответствовать требованиям, определенным законодательством <1>.
———————————
<1> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. 2006. N 31 (ч. 1). Ст. 3448.

Как было указано выше, такие документы могут быть приняты, если в распоряжении нотариуса имеются программно-технические средства для проверки формата таких документов. Указанная норма, как и иные положения нотариального законодательства, не регулирует перечень программно-технического обеспечения для проверки электронных документов. Такое регулирование в текущее время невозможно обеспечить. Однако многие нотариусы имеют и используют программно-технические возможности для проверки электронных документов, исходящих от нотариусов и различных органов регистрации.
При этом требования к электронному документу, изготовленному нотариусом, определены Приказом Минюста России от 29 июня 2015 г. N 155 «Об утверждении требований к формату изготовленного нотариусом электронного документа» <1>

Статья 45.1. Требования к нотариально оформляемому документу

Комментарий к статье 45.1

Комментируемая норма содержит требование к нотариально оформляемому документу. Основные положения, содержащиеся в комментарии к ст. 45 «Требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия» Основ, применяются к нотариально оформляемым документам <1>.
———————————
<1> См.: комментарий к ст. 45 Основ.

Требования, предъявляемые к нотариально оформляемым документам, имеют некоторые особенности.
Так, при нотариальном оформлении документа на бумажном носителе, состоящем из нескольких листов, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью нотариуса. Иной способ скрепления нотариального документа не предусмотрен. Данный способ оформления (обеспечения целостности документа) может быть изменен только законом.
Специальные требования предъявляются к формату документа, нотариально оформляемого в электронной форме <1>. Они определены Приказом Минюста России от 29 июня 2015 г. N 155 «Об утверждении требований к формату изготовленного нотариусом электронного документа».
———————————
<1> См.: комментарий к ст. 44.2 Основ.

Предусмотрены особенности указания в тексте нотариально оформляемого документа сведений, относящихся к его содержанию:
1) в отношении сумм и сроков — должны быть обозначены хотя бы один раз словами;
2) в отношении юридического лица — должны быть указаны его полное наименование <1>, адрес, место нахождения и при наличии регистрационный номер;
———————————
<1> Наименования иностранного юридического лица, а также иностранного гражданина в практике указываются, как правило, в латинской и английской транскрипции.

3) в отношении гражданина — должны быть указаны фамилия, имя, при наличии отчество полностью и, при наличии, место жительства <1>.
———————————
<1> Положения Основ не устанавливают обязательность указания иных реквизитов, в том числе места и даты рождения, пола лица, гражданства и даже паспортных данных, однако в практике такие реквизиты указываются, вносятся в ЕИС. Возникают новые практические требования, например, о внесении СНИЛС, девичьих фамилий и т.п.

Положения статьи предусматривают, что законодательством Российской Федерации могут быть установлены требования об обязательном указании иных сведений в текстах нотариально оформляемых документов.
Об исправлении составленных нотариально документов см. комментарий к ст. 44 Основ.
Следует обратить внимание, что судебная практика в этом отношении разнообразна и противоречива.
Некоторые суды считают, что обнаружение фактов наличия технической ошибки нотариуса в удостоверительной надписи документа не влияет на действительность самого документа <1>, «дописка… удостоверенная надлежащим образом», содержащая подпись и печать нотариуса, не влияет на действительность документа <2>, у иных судей другая позиция (исправление дефектов формы возможно только посредством направления нового документа со всеми реквизитами) <3> в зависимости от конкретных обстоятельств дела.

Требования к документам нотариусов